2026年度版！外国人採用から定着までの流れをご紹介

NPO法人という性質からなのか、新規お客様からのご質問をよくいただきます。初めて外国人を雇用する企業はやはり不安が大きいようです。でも、不安を抱くことは正常な反応です。SNS上でも、本当かデマかわからないような情報が錯綜しています。実務においても、ちょっとした手違いにより、受け入れが１年以上遅れてしまい、後悔している企業様に出会います。特定技能外国人の採用から定着までの流れをもう一度確認しましょう。

登録支援機関は受入れ企業にとっても伴走支援者です

起業する際にはどの税理士を顧問にするかが事業の行く末に大きく影響します。特定技能外国人の受け入れに際しては登録支援機関に同じことが言えます。
登録支援機関の仕事は特定技能外国人の就労・生活支援ですが、受け入れ企業に対する支援も行います。登録支援機関の知識不足によって最初の受入れに失敗する企業をいくつも見てきました。
2026年１月の行政書士法の改正で、登録支援機関が在留資格の手続きを行うことの違法性が明確に規定されました。ということは、今までは入管法の全体像を知らない登録支援機関が見よう見まねで在留手続きを行ってきたことを意味します。
本来、マッチングしてはいけない在留資格の外国人であるにも関わらず、紹介料欲しさに無理やりに紹介したため、図らずも「不法就労助長」を行ってしまい、その後１年間は特定技能外国人の雇用ができなくなった、そんな企業を何回も見てきています。
ですので、日本の労働法、入管法を知悉している日本人が運営する登録支援機関をお勧めいたします。これは差別ではありません。日本法を知る日本人が全体管理をし、外国人が母国語で外国人支援するのがベストなのです。

最初は登録支援機関の指示に従い、その後内製化するのもアリです

登録支援機関の重要性は何度もお伝えしてきました。ただ、必ず登録支援機関と契約しなければならない、というわけではありません。過去に、2年以上外国人雇用管理を行った実績のある企業は、外国人支援を内製化することも可能です。
まず、一般的な登録支援機関と契約する場合、人材紹介料、在留資格手続き費用などの初期費用が数十万円かかり、さらに月々の支援料が2万円から3万円かかります。インターネット上ではいまだに「安い労働力を安易に使うより・・・」とのデマが散見されますが、日本人を雇用するよりもお金がかかることは皆さんもうご存じでしょう。
特定非営利活動法人SDGsHelloWorkでは、内製化の支援をしたこともあります。喫茶店を数店舗経営する企業に、特定技能のベトナム人を10数名紹介しました。当社の場合は紹介料も、在留資格手続き料もいただいておりません。ただし、10数名規模になると月々の支援料も結構な額になります。優秀な経営者様でしたので、当社の支援の仕方をしっかり学び、外国人雇用管理専門の事務員を雇用しうまくマネジメントしています。

採用、適切な支援ののち、何よりも重要なのは定着です

初めての受入れの際には必ず何らかの摩擦が起こります。もちろん、受け入れた外国人の性格に起因することもあります。ただし、比重としては、会社側の日々の労務管理が重要だと思います。
筆者は社会労務士業も営んでいますが、とある建設会社ではいつも労使の折り合いが悪く、日本人従業員がほとんど辞めてしまいました。その後、よほどのことが無い限り転職できない外国人技能実習生を複数雇用しましたが、その技能実習生まで辞めてしまいました。技能実習生側に問題があるのではなく、会社の日々の労務管理の問題として指導しています。
特定非営利活動法人SDGs HelloWorkには、労働法や労務管理の知見もあります。若干、受け入れに難がありそうだな、と感じた場合には労務監査を行っています。
最近は、人材確保支援助成金を使用して、多言語就業規則を作成してほしいという依頼もあります。外国人を定着させるために、何らかの措置を講じた際には経費の一部助成もありますので、うまく活用しながら働きやすい環境を構築していきましょう。日本語教育も何よりも重要な一手です。

まとめ

まさにこのコラムを書いている本日、ほっこりするメールが来ました。特定技能建設インドネシア人を雇用したばかりの小さな建設会社の社長様からです。「本人が、母国の妻に10万円し送ると、家賃・光熱費で何も残らない、誰かとルームシェアさせられないか」とのことでした。ルームシェアはいいアイデアですが、特定技能外国人の居住スペースは一人当たり7.5平米以上、と法律で決められています。それを伝えたところ、「じゃあ私の家の一間を貸すのは大丈夫か？」と。いろいろと述べてきましたが、こういう隣人愛が何より大切なんです。
話がそれてしまいましたが、初めて特定技能外国人を雇用する方、是非特定非営利活動法人SDGsHelloWorkにご相談ください。2人目、3人目よりも初回が一番手間も時間もかかります、が、当社は喜んでお引き受けいたします。